Ce qu'il faut savoir sur la provision pour charges

Publié le lundi 16 mars 2020 par Gadiela
Ce qu'il faut savoir sur la provision pour charges

La location d’un bien immobilier oblige le locataire à payer, en plus du loyer, diverses charges liées à l’occupation des lieux. Dans la majorité des cas, elles sont d’abord avancées par le propriétaire puis récupérables sur le locataire. Il arrive toutefois que l’on procède par système de provisions. De quoi s’agit-il et comment cela fonctionne ? 

Qu’appelle-t-on provision pour charges ?

Une fois le bail de location signé, diverses charges pèsent sur le locataire. C’est ce qu’on appelle charges locatives ou charges récupérables. Il s’agit des petites réparations relatives aux parties communes, des entretiens habituels et des services relatifs au logement ou à l’immeuble. 

On peut notamment citer l’usage de l’eau chaude, le système de chauffage collectif, l’entretien des jardins et espaces extérieurs, l’usage des ascenseurs, l’enlèvement des ordures ménagères… Dès le début, le bailleur et le locataire se mettent d’accord sur les charges locatives qui leur incombent. Ce n’est toutefois pas suffisant pour établir un devis clair étant donné qu’il s’agit de charges futures. 

Pour faire le calcul, le propriétaire se base sur les dépenses de l’année précédente. Le montant annuel sera divisé par les 12 mois de l’année pour obtenir la provision mensuelle que le locataire devra payer en plus de son loyer. 

On parle ici de provision puisqu’on ne sait pas encore exactement à quoi servira l’argent versé. Il s’agit d’un paiement anticipé pour couvrir les éventuelles dépenses nécessaires pour le bon entretien du logement. Lorsque l’année d’exercice se termine, le bailleur fait un apurement des dépenses. 

Comment se déroule le paiement des provisions pour charges ? 

Même si le montant des charges locatives est précisé dans le bail de location, le locataire n’a l’obligation de les payer qu’après réception des justificatifs de dépenses. Ces pièces doivent clairement mentionner la totalité des charges. C’est au bailleur de les faire parvenir au locataire, soit par e-mail, soit par voie postale. 

Il faut également retenir que le locataire a le droit de demander un récapitulatif détaillé des charges à payer. Il est alors conseillé de bien conserver les devis, les factures, les décomptes… pour pouvoir les utiliser le moment venu. 

Et même lorsque ces documents sont envoyés au locataire en fin d’exercice, il faut les conserver pendant six mois. C’est la durée légale durant laquelle il faut mettre à la disposition des locataires la totalité des pièces justificatives relatives aux provisions pour charges versées. 

Parmi les documents à lui faire parvenir, on peut citer :

  • le décompte des charges locatives ;
  • le mode de répartition de ces charges entre les différents locataires ;
  • une note d’information concernant le calcul réalisé pour la production d’eau chaude et le chauffage. 

Tous les documents doivent être communiqués au locataire au moins un mois avant la régularisation annuelle. 

Comment se déroule l’apurement des charges récupérables ? 

Lorsque le locataire paie des provisions pour charges, un apurement annuel doit être effectué. Le but est de déterminer s’il y a eu un trop-perçu ou un moins-perçu du bailleur. Dès le départ, il est important de bien dissocier le loyer des charges locatives. Leur montant respectif doit d’ailleurs apparaître sur le contrat de location

L’apurement consiste à comparer les sommes versées en guise de provisions et les sommes réellement dépensées au cours de l’exercice en guise de charges locatives. De cette comparaison peut découler trois constats différents :

  • Les deux montants sont les mêmes, ce qui fait qu’aucune régularisation n’est nécessaire. 
  • Le montant des provisions est plus élevé que le montant des charges locatives effectivement payées. Dans ce cas-ci, on parle de trop-perçu en faveur du locataire qui a payé plus qu’il ne le fallait. Il peut alors demander à être remboursé de la différence et peut également demander à ce que les charges locatives soient revues à la baisse. 
  • Le montant des charges locatives est plus élevé que les provisions versées. On parle de moins-perçu par le bailleur. Ce dernier peut alors demander au locataire de payer la différence pour régulariser l’exercice comptable. Mais auparavant, il doit s’assurer d’avoir en sa possession tous les justificatifs reliés au paiement des charges locatives de l’année écoulée.

Pour aller plus loin :

  1. Comment régulariser vos charges locatives
  2. Éléments à vérifier avant la restitution d’une caution
  3. Que doit comporter un contrat de location

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